Jak wypełnić zawiadomienie ZAW–FA – poradnik
Co to jest zawiadomienie ZAW–FA?
ZAW-FA jest dokumentem w formie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481).
Aktualną wersję zawiadomienia można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf
UWAGA: Trzeba mieć na uwadze iż możliwość nadawania czy też odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formie papierowej przewidziane jest tylko do grupy podatników oraz podmiotów które nie są osobami fizycznymi oraz nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Kto składa ZAW–FA?
Zawiadomienie ZAW-FA mogą złożyć podatnicy oraz podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zawiadomienie należy złożyć do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego pod który podlega podatnik / podmiot, którego tyczy się Zawiadomienie.
Jak złożyć ZAW–FA – instrukcja
Oto instrukcja krok po kroku, jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA:
- Przygotuj dokumenty
Przygotuj dokumenty wymagane do złożenia zawiadomienia ZAW-FA. Będą to:
- formularz zawiadomienia ZAW-FA (aktualny dostępny do pobrania na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA )
- odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, jeśli podmiot jest zarejestrowany w KRS (w przypadku spółek),
- odpis z ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku przedsiębiorców).
- Wypełnij formularz
Wypełnij formularz zawiadomienia ZAW-FA. W formularzu należy podać m.in. dane identyfikacyjne podmiotu (nazwa, adres, NIP), dane kontaktowe administratora, którego wyznaczasz do zarządzania kontem w KSeF oraz wskazać, czy chcesz nadać czy odebrać uprawnienia.
- Podpisz i złożenie dokumenty
Podpisz zawiadomienie ZAW-FA oraz pozostałe dokumenty, jakie są wymagane, aby uwiarygodnić swoją tożsamość (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeśli jest to wymagane).
- Dostarcz dokumenty do urzędu skarbowego
Dostarcz dokumenty osobiście lub przesłać listem poleconym na adres urzędu skarbowego właściwego dla siedziby Twojego podmiotu. Pamiętaj, że dokumenty należy dostarczyć w formie papierowej, nie jest możliwe złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie elektronicznej.
- Oczekiwanie na potwierdzenie
Po złożeniu zawiadomienia ZAW-FA otrzymasz potwierdzenie odbioru dokumentów i decyzję administracyjną w sprawie wyznaczenia administratora lub odebrania uprawnień.
Warto pamiętać, że zawiadomienie ZAW-FA umożliwia wyznaczenie administratora tylko dla podmiotów, które nie posiadają możliwości uwierzytelnienia elektronicznego w KSeF. Jeśli masz możliwość skorzystania z podpisu elektronicznego, możesz wykonywać czynności w KSeF bez konieczności wyznaczania administratora.
Jak wypełnić Zawiadomienie (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania Krajowego Systemu e-Faktur z (KSeF)
Rubryka A – Miejsce i cel składania
Pole 1 – miejsce na wpisanie NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje bądź odbiera uprawnienie do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Pole 2 i 3 – pola te wypełniane są przez Urząd Skarbowy.
Pole 4 – wypełniamy, jeśli składamy więcej niż jedno ZAW-FA.
Pole 5 – wskazujemy właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
pole nr 6 – zaznaczmy cel złożenia zawiadomienia.
6(1) – nadanie uprawnień wskazanej na formularzu osobie uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
6(2) – odebranie uprawnień osobie, której zostało już ono nadane wcześniej.
6(3) – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika. Pole to należy zaznaczyć w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP ani PESEL, którym będzie się posługiwała osoba wskazywana w części B.
Rubryka B – dane podatnika lub podmiotu, który nadaje bądź odbiera uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z (KSeF)
Pole 7 – wybrać kto składa zawiadomienie ZAW-FA.
7(1) – podmiot niebędący osobą fizyczną, np. spółka prawa handlowego.
7(2) – organ egzekucyjny.
7(3) – osoba fizyczna, np. jednoosobowy działalność gospodarcza.
Pole 8 – w tym miejscu osoby fizyczne podają swoje nazwisko oraz imię, pozostali – pełną nazwę,
Pole od 9 do 17 – w polu należy wpisać adres miejsca zamieszkania – w przypadku osób fizycznych lub siedziby – w przypadku pozostałych podatników np.: spółki.
Pole 18 – w tym miejscu można wprowadzić numer telefonu, jest to pole nieobligatoryjne.
Pole 19 – tu należy podać swój adres e-mail. Jest to pole obligatoryjne. Na wskazany adres mailowy, zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Rubryka C – dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z (KSeF)
Pole 20 – zaznaczamy identyfikator podatkowy dotyczący osoby, której nadajemy bądź odbieramy uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
20(1) – NIP
20(2) – PESEL
20(3) – brak identyfikatora. Zaznacza się tylko w przypadku nierezydenta podatkowego, który nie posiada numeru NIP ani PESEL.
Pole 21 – uzupełniamy NIP lub PESEL – w zależności od tego, którą opcję zaznaczyliśmy powyżej.
Pole 22 i 23 – to miejsca na wskazanie nazwiska i pierwszego imienia osoby, której chcemy nadać lub odbierać uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Pole 24 – wprowadzamy datę urodzenia wskazywanej osoby, pod warunkiem, iż w polu 20 zaznaczyliśmy opcję numer 3.
Pola 25, 26 i 27 – wypełniamy tylko, jeśli w komórce numer 20 zaznaczyliśmy opcję numer 3. W tych polach wprowadzamy dane dotyczące dokumentu potwierdzającego tożsamość wskazywanej osoby, takiej jak: rodzaj, numer, serię oraz kraj wydania tego dokumentu.
Pola od 28 do 36 – w tych polach uzupełniamy adres miejsca zamieszkania osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), którą wskazujemy w zawiadomieniu.
Pole 37 – w tym miejscu można wprowadzić numer telefonu do upoważnionej osoby, jest to pole nieobligatoryjne.
Pole 38 – w tym polu obligatoryjnie (obowiązkowo) należy podać adres e-mail danej osoby. Wskazana osoba na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
WAŻNE: Rubryki C NIE wypełniamy, jeśli w polu nr 6 zaznaczyliśmy pole nr 3 – zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny. W takiej sytuacji sekcję tą pozostawiamy pustą.
Rubryka D – dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny
Pole 39 – w polu wskazujemy dane identyfikujące podpis elektroniczny (SHA-256), który nie zawiera numeru NIP ani PESEL.
UWAGA: Sekcję D wypełniamy tylko w przypadku, kiedy w polu nr 6 zaznaczyliśmy:
- Pole 3 (zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny) lub
- Pole 1 (nadanie uprawnień) oraz osoba, którą chcemy uprawnić do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – wymieniona w sekcji C, nie posiada numeru NIP ani PESEL zaś posiada kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawierający tych danych.
Rubryka E – podpis podatnika/podmiotu składającego ZAW–FA
W tej rubryce należy wprowadzić dane osoby składające zawiadomienie ZAW-FA wypełniając pola:
- Nazwisko
- Pierwsze imię
- Stanowisko / Funkcja
- Czytelny podpis
W przypadku reprezentacji wieloosobowej np.: w spółkach (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) należy wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Gdzie wysłać ZAW–FA?
Na podstawie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2022 poz. 2667) poprawnie wypełnione zawiadomienie należy złożyć osobiście bądź za pośrednictwem listu poleconego „R” na adres Urzędu Skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu składającego.
Zawiadomienie ZAW–FA – wzór
Do tej pory opublikowane zostały 2 wzory ZAW-FA. Pierwszy obowiązujący do 31.12.2022 r. oraz drugi, czyli najaktualniejszy na rok 2023.
| Wersja zawiadomienia ZAW-FA | Okres od | Okres do |
| ZAW-FA (2) | 2023-01-01 | |
| ZAW-FA (1) | 2022-01-01 | 2022-12-31 |
