Wystawienie faktury e-Faktury KSeF – informacje i instrukcja
Jakie faktury można wystawiać w KSeF?
Jedyną dopuszczalną formą faktury wg KSeF jest faktura ustrukturyzowana. Przesłana do KSeF lub wystawiona bezpośrednio w KSeF staje się formalnie fakturą (dokumentem w obiegu gospodarczym) kiedy zostanie poprawnie przetworzona przez system i nadany zostanie jej unikalny numer referencyjny – KSeF ID.
Przyjęte w systemie KSeF faktury są przetwarzane zgodnie z mechanizmem WORM – Write Once Read Many. Nie ma możliwości ich edycji, wycofania czy też usuwania zapisanych danych, dlatego po wejściu w życie obowiązku KSeF, nie będą już funkcjonowały duplikaty faktur.
Istnieją też rodzaje faktur, które będą wyłączone zupełnie lub czasowo z KSeF. Są to m.in.: faktury z kas fiskalnych, paragony z NIP będą mogły być wystawiane w obecnie obowiązującej formie do 31 grudnia 2024 r. Faktury konsumenckie (B2C), bilety (w tym paragony na płatnych autostradach), faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS, faktury VAT RR i faktury pro forma zostają zupełnie wyłączone z KSeF.
KSeF nie przewiduje wystawiania i przyjęcia faktur niezgodnym ze wzorcem faktury ustrukturyzowanej w których odrębne przepisy wykluczają obowiązek ujmowania numeru NIP identyfikującego sprzedawcę czy jednoznaczną identyfikację nabywcy. Szczegóły w tym zakresie można znaleźć w ustawie o podatku VAT.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Samofakturowanie w KSeF
Dostęp do systemu KSeF oraz sposób nadawania pierwotnych uprawnień Ministerstwo Finansów przewidziało inny dla podatnika, który jest osobą fizyczną i inny dla podatnika niebędącego osobą fizyczną.
Jeżeli jesteś osobą fizyczną, to możesz dokonać autoryzacji w KSeF podpisem Zaufanym lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym (który zawiera w sobie NIP lub PESEL). Jeżeli nie dysponujesz takim podpisem istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca za pośrednictwem ZAW-FA. W celu przypisania podpisu do podatnika.
Chcąc uzyskać dostęp do KSeF jako podatnik niebędący osobą fizyczną możesz to zrobić na 2 sposoby: zakupić i skorzystać z uwierzytelnienia przy pomocy elektronicznej pieczęci kwalifikowanej która zawiera NIP lub dokonać zawiadomienia ZAW-FA i wskazać osobę fizyczną, która będzie w imieniu podatnika uprawniona do korzystania z KSeF oraz będzie nadawała dalsze uprawnienia w jego imieniu.
Rodzaje i modele uprawnień
System KSeF przewiduje następujące rodzaje uprawnień:
- Do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- Do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- Do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy [1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Istnieją trzy modele uprawnień:
- Standardowy Model uprawnień – dotyczy uprawnień bezpośrednich, właścicielskich z możliwością nadania uprawnień osobie fizycznej, podmiotowi lub osobie fizycznej – uprawnionej przez podmiot – pośrednio uprawnionej dla podatnika.
- Samofakturowanie – Istnieje możliwość nadania uprawnień poprzez wskazanie podmiotów, które będą mogły jako nabywcy wystawiać faktury w procedurze samofakturowania. Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.
- Inne – dla przedstawicieli podatkowych w tym komorników sądowych oraz organów egzekucyjnych.
Logowanie do KSeF oraz Potwierdzenie tożsamości
Proces logowania się do Krajowego systemu e-faktur odbywa się w następujący sposób: po wpisaniu NIP naszego przedsiębiorstwa w celu zalogowania się użytkownik musi dokonać uwierzytelnienia się, a więc potwierdzenia tożsamości. Istnieje kilka sposobów uwierzytelnienia w KSeF – najbardziej popularny przy pomocy Profilu Zaufanego, ale też certyfikatu kwalifikowanego tj. kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub przy pomocy tokenu (wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień oraz weryfikacji posiadanych uprawnień).
Jak wystawić e-fakturę (ustrukturyzowaną)
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną można skorzystać z aplikacji, którą udostępnia bezpłatnie Ministerstwo Finansów, wystawić fakturę przy pomocy komercyjnego programu finansowo – księgowego i dokonując jego integracji, przesłać za pomocą API do KSeF lub skorzystać z rozwiązania w pełni już zintegrowanego które przygotowała firma itBCG.
Podejmując decyzję warto wziąć pod uwagę wolumen faktur w obrocie w naszym przedsiębiorstwie, funkcjonalności tych systemów oraz wewnętrzne zasoby IT, które dokonają integracji i niezbędnych zmian pozwalających na wystawianie faktur zgodnych ze schemą KSeF.
Obserwując rynek, najczęstszą jednak opcją, którą wybierają przedsiębiorcy jest skorzystanie z rozwiązań firm, takich jak przygotowało itBCG, ponieważ daje możliwość spełnienia obowiązku korzystania z KSeF, a jednocześnie pozwala korzystać z dotychczasowych systemów wdrożonych w firmie.
Rozwiązanie od itBCG – KSeFi (KSeF Invoice) zostało zaprojektowane przez ekspertów i praktyków w dziedzinie IT. Mając na uwadze dane przetwarzane w procesie fakturowania czy zarządzaniem uprawnieniami, użyliśmy architektury spełniającej najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz gwarantującej niezawodność systemu.
Uzupełnienie danych faktury ustrukturyzowanej
Dane identyfikacyjne sprzedawcy oraz nabywcy
Faktura ustrukturyzowana wg KSeF to forma e-faktury w ustandaryzowanej i ustrukturyzowanej formie e-faktury – pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA (1), wystawioną przy użyciu Krajowego systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturze w tym systemie.
Faktura ustrukturyzowana będzie zawierała wszystkie dane istotne z punktu widzenia podatników takich jak na przykład nr zamówienia, etc. i Ministerstwa Finansów takich jak dane identyfikacyjne sprzedawcy jak i dane identyfikacyjne nabywcy.
Ważne, aby formaty danych zgadzały się z wymaganiami Ministerstwa finansów, np.: Polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrID.
Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej odbywać się będzie na postawie danych odpowiednio zaimplementowanych do struktury logicznej pliku XML. Poszczególne pola w pliku XML mogą mieć charakter obligatoryjny, opcjonalny oraz fakultatywny.
Struktura faktury ustrukturyzowanej wg schematu głównego dla FA (1) składa się z następujących elementów: Nagłówka, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, Fa, Stopka.
Przy czym Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej, Podmiot3 i Stopka są elementami fakultatywnymi, a Podmiot Upoważniony stanowi element opcjonalny faktury ustrukturyzowanej.
Ważne z punktu widzenia podatników jest fakt, że do faktury ustrukturyzowanej nie ma możliwości dołączania załączników. Możemy zawrzeć informacje o załącznikach np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury, ale samo przekazanie załączników musi się odbyć poza KSeF. W rozwiązaniu do obsługi faktur KSeF które przygotowało dla swoich Klientów itBCG istnieje możliwość wiązania załączników z wystawioną fakturą w KSeF oraz kilka możliwości ich dystrybucji do kontrahentów.
Wysłanie faktury do KSeF
Pobranie faktury oraz weryfikacja faktury przez KSeF
Jeżeli proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej będzie odbywał poza KSeF np. w KSeFi od itBCG, wystawione faktury należy wysłać do Krajowego systemu e-faktur.
Dzięki pełnej integracji z KSeF, system KSeFi od itBCG będzie stanowił centralny punkt do zarządzania procesem fakturowania w przedsiębiorstwie, poprawiając przepływ informacji i zwiększając jego efektywność. Komunikacja odbywa się bezpośrednio pomiędzy KSeFi a systemem KSeF Ministerstwa Finansów, co skraca czas instalacji, konfiguracji oraz pozwala na szybkie diagnozowanie i rozwiązywanie problemów.
Wysyłając wystawioną fakturę do KSeF należy pamiętać, że walidacja przesyłanych faktur dotyczy tylko pliku XML pod kątem zgodności ze schemą, nie zawartych w nim danych.
Jeżeli wystawca prześle fakturę np. z błędami rachunkowymi, faktura taka zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych. W przypadku wystąpienia takich sytuacji konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.
Istnieje możliwość uniknięcia takich sytuacji i dokonania walidacji przesyłanych danych do KSeF z poziomu systemu KSeFi od itBCG, ten element jest ustalany na etapie wdrożenia rozwiązania.
Integracja KSeFi z systemem Ministerstwa Finansów pozwala na bezpośrednie przesyłanie e-faktury do systemu KSeF oraz odbieranie faktur zakupowych, co harmonizuje i synchronizuje cały proces fakturowy w firmie (automatyczne logowanie się do KSeF z użyciem tokenu, automatyzacja przesyłania/odbierania XML). Wszystkie komunikaty zwracane z API Ministerstwa Finansów są logowane i prezentowane w KSeFi, a co za tym idzie dają pełną kontrolę użytkownikowi nad przychodzącymi i wychodzącymi dokumentami.
Moment wysyłania faktur do KSeF jest ważny jeszcze z innego powodu, a mianowicie ustalenia daty wystawienia faktury. Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu KSeF. Informacja o dacie wystawienia faktury będzie również przesłania zwrotnie w Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru.
Jak w każdym systemie informatycznym, tak i w KSeF, może się zdarzyć awaria. W przypadku takiej sytuacji Ministerstwo Finansów przewidziało procedurę postępowania która pozwala podatnikowi na wystawienie faktury w trybie offline poza KSeF i dostarczenie jej po usunięciu awarii. Klienci korzystający z rozwiązania KSeFi od itBCG będą mieli taką możliwość.
Otrzymanie numeru referencyjnego
Wysyłając fakturę do KSeF, system potwierdzając fakt jej przyjęcia, nadaje zwrotnie numer identyfikacyjny, unikany w skali całego systemu. Istotne jest przechowywanie tego numeru, ponieważ w przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej istnieje konieczność jego podania. Dodatkowo w projekcie zmian Ministerstwa Finansów pojawiła się propozycja umieszczania numeru identyfikacyjnego w komunikacie przelewu.
Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych na pewno przyczyni się do digitalizacji procesów fakturowych i pozwoli na wprowadzenie wielu automatyzacji w tym zakresie.
Biorąc pod uwagę wagę tego procesu dla każdego przedsiębiorstwa warto wdrażać obsługę faktur ustrukturyzowanych KSeF ze sprawdzonym i profesjonalnym dostawcą. Polecamy siebie, Zespół itBCG.
