Każdy przedsiębiorca, który zamierza wystawić fakturę w KSeF ma obowiązek zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego podmiotów, którym udziela dostęp do platformy. Samozatrudnieni są z tej czynności zwolnieni, jednakże, chcąc nadać uprawnienia podmiotowi, który nie posiadał ich pierwotnie, muszą oni postąpić według ustalonych przez Ministerstwo Finansów procedur. Uprawnienia można nadać na dwa sposoby:
Elektronicznie – za pomocą platformy KSeF, po wskazaniu wymaganego zakresu danych dotyczących podmiotu, który ma uzyskać uprawnienia
Papierowo – składając do odpowiedniego dla naszej lokalizacji naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA)
JDG wystawiająca jedną fakturę miesięcznie:
Obowiązek elektronicznego fakturowania przez platformę KSeF dotyczy również Jednoosobowych Działalności Gospodarczych wystawiających wyłącznie jedną fakturę w miesiącu. Do tej grupy zalicza się m.in.:
- Programistów, współpracujących z kontrahentem stacjonującym w USA, Samozatrudniony wystawia fakturę za wszystkie wykonane zlecenia.
- Prawników, posiadających własne biuro, pod warunkiem, że jedyną wykonywaną usługą jest przygotowanie dokumentów przed procesowych oraz redakcja pism procesowych wyłącznie dla jednego klienta.
- Lekarzy, świadczących wszystkie swoje usługi w jednej placówce medycznej.
Wynika z tego, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest obligatoryjne niezależnie od ilości wystawianych faktur w miesiącu.
Zagrożenia dla JDG:
Wraz z reformą wszystkich procedur związanych z fakturowaniem wiele się zmieni, znikną dotychczasowe problemy, na przykład te związane z archiwizacją dokumentów, lecz pojawią się nowe dotychczasowo niespotykane komplikacje. Dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych największymi utrudnieniami będą:
- Brak możliwości cofnięcia i poprawy faktury (wymagane będzie wystawienie korekty do faktury)
- Konieczność wprowadzenia zmian w systemie fakturowania (może to wymagać poniesienia wysokich kosztów)
- Zwiększenie kosztów księgowości
- Wzrośnie koszt ewentualnych pomyłek przy wystawianiu e-Faktur
Podsumowując, największym zagrożeniem dla samozatrudnionych będzie zwiększenie kosztów związanych z procesem fakturowania.
Za nieprzestrzeganie procedur korzystania z KSeF, ustanowionych przez Ministerstwo Finansów, będą naliczane kary. Przedsiębiorcy posiadający Jednoosobową Działalność Gospodarczą, zostaną objęci sankcjami na takich samych zasadach jak większe przedsiębiorstwa.
Naczelnik urzędu skarbowego ma prawo podjąć decyzję o nałożeniu kary pieniężnej na podatnika, który nie zastosował się do zasad korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Sankcję mogą wynosić nawet równowartość podatku VAT wykazanego na fakturze. W przypadku faktury nie uwzględniającej VAT, kara będzie wynosiła do 18.7% wysokości kwoty brutto, jednakże nie mniej niż 1000zł.
Na ten moment znane są trzy przypadki, w których organ może obciążyć podmiot sankcjami:
- Przedsiębiorca nie wystawił faktury przez platformę KSeF.
- Przedsiębiorca wystawił fakturę w nieodpowiednim formacie podczas awarii Krajowego systemu e-Faktur.
- Faktury nie znajdowały się na platformie w ustalonym terminie – kara za niedopilnowanie terminu będzie wynosiła przynajmniej 500zł.
Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów, wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF stanie się obligatoryjne od 1-go lipca 2024r., jednak przez kolejne pół roku nie będą naliczane żadne sankcje za niestosowanie się do Ustawy o KSeF. Organy będą mogły nałożyć kary dopiero od 1-go stycznia 2025 r.
