Co to jest e-Faktura (e-Faktura a Faktura ustrukturyzowana)
E-faktura to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej, papierowej faktury. Jest to każda faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Jak zostało to określone W art. 106m ustawy o VAT, żeby możliwe było stosowanie E-faktur wymagane jest spełnienie trzech warunków:
- Autentyczność pochodzenia – pewność co do tożsamości kontrahenta.
- Czytelność – zachowany porządek w formie i treści faktury.
- Integralność treści – rozumiana jako brak możliwości zmiany danych.
Faktura ustrukturyzowana to rodzaj E-faktury wystawionej w KSeF, posiadająca unikalny numer identyfikacyjny, oraz odgórnie ustalony format. Jak wynika z informacji zawartych w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na stronie ePUAP, posiada ona format XML.
Faktura elektroniczna wymaga udziału człowieka w rejestracji dokumentu w systemie oraz weryfikacji poprawności danych. W celu automatyzacji tego procesu, często stosowanym rozwiązaniem jest oprogramowanie OCR (Optical Character Recognition) czyli technologia umożliwiająca optyczne rozpoznawanie znaków, jednakże nie jest ona nieomylna, nigdy nie możemy mieć pewności czy informacje wprowadzone automatycznie są w 100% poprawnie.
W fakturze ustrukturyzowanej zaś, sytuacja wygląda nieco inaczej. Zawarte dane na tej fakturze są jednolite, uniwersalne i ściśle określone przez normy. Format, w którym faktura będzie wystawiana (XML) nie pozwala na intuicyjną weryfikację dokumentów, ponieważ informacje nie są zapisane w formie obrazu, lecz znaczników przekazujących informacje w sposób ustrukturyzowany. Programy księgowe, świetnie radzą sobie z odczytywaniem danych w tej formie, co pozwoli usprawnić i zautomatyzować proces obiegu faktur. KSeF jest dostępny fakultatywnie od 1 stycznia 2022, umożliwia to pracę nad aplikacjami komercyjnymi, które pozwolą zintegrować programy księgowe oraz samą platformę Krajowego Systemu e-Faktur.
Do czego służy KSeF?
Głównym zadaniem Krajowego Systemu e-Faktur jest uściślenie i zautomatyzowanie procesu obiegu faktur. Platforma ma służyć przedsiębiorcom w bardziej przejrzystym i znacznie krótszym dokumentowaniu zawieranych transakcji. Warto zaznaczyć, że zainteresowani już od 2022 roku mogą przystąpić do programu dobrowolnie. Rozwiązanie posiada wiele korzyści, które mogą wpłynąć pozytywnie na decyzję o wcześniejszym skorzystaniu z platformy KSeF, są to m.in.:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu.
- automatyzacja czynności związanych z księgowością.
- znaczne zredukowanie ilości błędów przy wystawianiu faktur – ze względu na ustrukturyzowany wzór dokumentu.
- brak obowiązku składania JPK_FA na wezwanie organu – dane zawarte w fakturze będą w bazie KSeF.
- ułatwienie kontaktu wystawcy z odbiorcą faktury.
- nielimitowany dostęp do faktur.
- skrócenie terminu na zwrot VAT – z aktualnego terminu 60 dni na 40 dni.
Skorzystanie z ulgi jaką jest wcześniejszy zwrot VAT, wymaga jednak spełnienia szeregu warunków opublikowanych przez Ministerstwo Finansów
- Podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane, jeżeli dokumenty spełniały warunki na to pozwalające.
- Kwota podatku naliczonego lub jego nadwyżka nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych nie przekracza 3000 zł.
- Podmiot składający wniosek był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, złożył deklarację VAT za każdy okres oraz jego rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie podatników VAT.
Jeżeli wszystkie powyższe warunki zostały spełnione do 12 miesięcy wstecz od złożenia wniosku, decyzja organu powinna być pozytywna.
Czy KSeF jest obowiązkowy?
Korzystanie z KSeF w roku 2023 nie jest obowiązkowe, jednakże w oparciu o decyzję derogacyjną Komisji Europejskiej, sytuacja może ulec zmianie w trzecim kwartale 2024 r.
W projekcie z 10 czerwca 2022 r. zostało zawarte, iż, akceptowane w systemie prawnym będą wyłącznie faktury ustrukturyzowane, wystawione w formie elektronicznej.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało podzielone na trzy etapy:
- Od października do grudnia roku 2021 prowadzony był pilotaż z udziałem podatników. Testowy program KSeF został udostępniony i dalej można z niego korzystać w celu umożliwienia dostosowania do niego systemów informatycznych.
- 1 stycznia 2022. KSeF został wprowadzony jako dobrowolne rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
- Od 1 stycznia 2024r. fakturowanie elektroniczne w Polsce, za zgodą Unii Europejskiej, ma być jedyną formą wystawiania faktur, akceptowalną prawnie.
- Powyższy termin wprowadzenia obowiązku elektronicznego wystawiania faktur uległ zmianie. Zostanie wprowadzony pół roku później niż początkowo zamierzano, data została zmieniona z 1 stycznia 2024r. na 1 lipca 2024r.
